Czym jest Elektroniczna Księga Wieczysta?

W dobie cyfryzacji coraz więcej tradycyjnych dokumentów, a także procedur przenoszonych jest do formy elektronicznej. Jednym z takich rozwiązań są elektroniczne księgi wieczyste (EKW), które zrewolucjonizowały sposób, w jaki dostęp do informacji dotyczących nieruchomości jest udostępniany obywatelom oraz podmiotom prawnym. Co to jest elektroniczna księga wieczysta i jakie informacje zawiera? Jak działa system elektronicznych ksiąg wieczystych? Na te i inne pytania odpowiemy w poniższym artykule.

Co to jest Elektroniczna Księga Wieczysta?

Elektroniczna Księga Wieczysta – w skrócie: EKW, to system teleinformatyczny, który zastąpił tradycyjne, papierowe księgi wieczyste. Innymi słowy, EKW to cyfrowa wersja tradycyjnej księgi wieczystej, prowadzonej przez wydział ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego. Dzięki wprowadzeniu systemu elektronicznych ksiąg wieczystych możliwe jest przeglądanie księgi wieczystej oraz składanie wniosków w formie elektronicznej, co znacząco usprawnia i przyspiesza cały proces. Dla wielu jest to też o wiele wygodniejsze rozwiązanie. EKW stanowi centralny rejestr, w którym przechowywane są informacje dotyczące nieruchomości z całej Polski.

Elektroniczny system ksiąg wieczystych umożliwia szybki i wygodny dostęp do informacji o prawie własności, ustanowionych hipotekach, ograniczeniach prawnych oraz innych danych związanych z nieruchomością. Wystarczy znać numer elektronicznej księgi wieczystej lub inne podstawowe dane, aby przeglądać konkretną księgę przez internet.

Ważnym aspektem jest to, że Elektroniczne Księgi Wieczyste mają moc prawną równoważną tradycyjnym księgom papierowym. System e-ksiąg wieczystych został wdrożony w Polsce w 2013 roku i od tego czasu jest rozwijany oraz sukcesywnie zastępuje klasyczne księgi.

Co zawiera Elektroniczna Księga Wieczysta?

Elektroniczna Księga Wieczysta, identycznie jak w jej papierowym odpowiedniku, składa się z czterech działów, z których każdy zawiera konkretne kategorie informacji:

Dział I – opis nieruchomości

W tym dziale znajdują się podstawowe dane identyfikujące nieruchomość, takie jak adres nieruchomości (dla lokali), jej numer działki, powierzchnia oraz miejsce położenia nieruchomości. Te informacje pozwalają na jednoznaczną identyfikację gruntu lub budynku w rejestrze. Dział I ma dwie części: Dział I-O i Dział I-Sp. Ten drugi zawiera prawa związane z własnością, na przykład służebności, które przysługują.

Dział II – prawa właścicielskie i użytkowanie wieczyste

Ten dział dokumentuje prawo własności nieruchomości lub prawo użytkowania wieczystego, które jest formą użytkowania gruntu należącego do Skarbu Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego. W dziale tym znajdziemy dane dotyczące właścicieli nieruchomości, ich udziałów oraz wszelkich zmian właścicielskich.

Dział III – ograniczenia i zobowiązania

Dział ten zawiera informacje o ograniczeniach prawnych dotyczących nieruchomości, na przykład służebności, zakazie rozporządzania nieruchomością, czy innych obciążeniach, które mogą wpływać na sposób korzystania z nieruchomości.

Dział IV – hipoteki

Ostatni dział przedstawia wszelkie ustanowione na nieruchomości hipoteki, z dokładnym określeniem ich wysokości, waluty, zakresu, rodzaju, pierwszeństwa i ewentualnych innych cech hipoteki będących gwarancją spłaty kredytu zaciągniętego przez właściciela nieruchomości. Są tu informacje szczególnie istotne dla potencjalnych nabywców i kredytodawców.

Cała treść księgi wieczystej jest dostępna w systemie elektronicznym, co umożliwia nie tylko jej przeglądanie, ale i pobieranie dokumentów w formacie PDF. Dokumenty uzyskane drogą elektroniczną mają pełną moc prawną (dokumenty te mają moc dokumentów wydawanych przez sąd) i są akceptowane przy wielu czynnościach prawnych, w tym przy aktach notarialnych.

Co to jest Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych?

Na stronie ekw.ms.gov.pl znajduje się portal Elektroniczne Księgi Wieczyste, który zawiera system teleinformatyczny umożliwiający korzystanie z funkcjonalności udostępnianych przez Centralną Informację Ksiąg Wieczystych (CIKW). Czym jest CIKW?

Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych  to narzędzie umożliwiające dostęp do elektronicznego rejestru ksiąg wieczystych z całego kraju w jednym miejscu. System ten pozwala na szybkie i wygodne przeglądanie ksiąg wieczystych online, po podaniu numeru księgi lub innych danych identyfikujących nieruchomość.

Centralna informacja jest dostępna przez internet, co oznacza, że można przeglądać elektroniczne zawiadomienia, stany prawne, a także pobierać odpisy i inne dokumenty bez konieczności wizyty w sądzie czy wydziale ksiąg wieczystych. W praktyce to narzędzie pozwala na znaczne usprawnienie procesów związanych z obrotem nieruchomościami.

Ważne jest również to, że system umożliwia sprawdzanie stanu sprawy oraz kontrolę, czy dana księga wieczysta została zamknięta lub przeniesiona. Zaświadczenie o zamknięciu księgi może być również pobrane elektronicznie, co eliminuje potrzebę osobistego stawiennictwa w sądzie wieczystoksięgowym.

Odpis z EKW

Odpis z Elektronicznej Księgi Wieczystej to dokument, który potwierdza stan prawny nieruchomości i zawiera pełne lub skrócone informacje o jej prawach oraz obciążeniach. Wyróżniamy różne rodzaje odpisów: odpis zupełny, który zawiera całość danych z księgi, oraz odpis skrócony, obejmujący wybrane informacje, dokumentujące aktualny stan prawny.

Aby uzyskać elektroniczny odpis księgi wieczystej, należy złożyć wniosek poprzez system EKW online. W trakcie składania wniosku wskazuje się numer elektronicznej księgi wieczystej oraz formę dokumentu – najczęściej w formacie PDF. Dokument taki ma taką samą wartość prawną jak odpis w wersji papierowej i może być wykorzystywany w aktach notarialnych, postępowaniach sądowych czy przy transakcjach kupna-sprzedaży nieruchomości.

Proces pobierania odpisów jest szybki i wygodny. Każdy użytkownik może zrealizować płatność online, a po zaksięgowaniu wpłaty dokument zostaje automatycznie wygenerowany i udostępniony do pobrania.

Ile kosztuje odpis z EKW?

Samo przeglądanie treści ksiąg wieczystych na stronie ekw.ms.gov.pl jest bezpłatne, jednak uzyskanie dokumentów z ksiąg wieczystych wiąże się z poniesieniem pewnych opłat. Poniżej przedstawiamy obowiązujące opłaty:

Jeśli wniosek składasz w centrali lub oddziale CIKW, listownie i wybierasz opcję przesłania dokumentu pocztą, to zapłacisz:

• za odpis zwykły księgi wieczystej – 30 zł,
• za odpis zupełny księgi wieczystej – 60 zł,
  
• za wyciąg z księgi wieczystej:
  
  - z jednego działu księgi wieczystej – 15 zł,
  - z dwóch działów księgi wieczystej – 20 zł,
  - z trzech działów księgi wieczystej – 25 zł,
  - z czterech działów księgi wieczystej – 30 zł,
  
• za zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej – 10 zł.

Jeśli natomiast wniosek składasz przez internet i wybierasz opcję do samodzielnego wydrukowania, to za dany dokument zapłacisz:

• za odpis zwykły księgi wieczystej – 20 zł,
• za odpis zupełny księgi wieczystej – 50 zł,
• za wyciąg z księgi wieczystej:

- z jednego działu księgi wieczystej – 5 zł,

- z dwóch działów księgi wieczystej – 10 zł,

- z trzech działów księgi wieczystej – 15 zł,

- z czterech działów księgi wieczystej – 20 zł,

• za zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej – 5 zł.

Aktualne informacje na temat odpisów, wyciągów i zaświadczeń z ksiąg wieczystych i opłat, jakie się z tym wiążą, można sprawdzić pod linkiem: https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-odpis-wyciag-albo-zaswiadczenie-z-ksiegi-wieczystej

Wpis do EKW

Wpis do elektronicznej księgi wieczystej to procedura formalna polegająca na zarejestrowaniu zmian dotyczących nieruchomości – takich jak zmiana właściciela, ustanowienie hipoteki czy inne prawa rzeczowe. Wpisy dokonuje wydział ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego dla miejsca położenia nieruchomości.

Wniosek o wpis składa się w formie elektronicznej lub papierowej, jednak dzięki systemowi e-ksiąg wieczystych coraz częściej odbywa się to online, co skraca czas rozpatrzenia i minimalizuje ryzyko błędów. Wpis do EKW jest niezbędny, aby zmiany właścicielskie i inne prawa zostały formalnie odzwierciedlone i uzyskały ochronę prawną.

Elektroniczny system ksiąg wieczystych umożliwia również przeglądanie stanu wpisów, co pozwala na bieżąco monitorować sytuację prawną nieruchomości.

Elektroniczne postępowanie wieczystoksięgowe – uproszczenie i cyfryzacja

System elektronicznych ksiąg wieczystych umożliwia dostęp do treści ksiąg wieczystych online oraz składanie różnego rodzaju wniosków elektronicznych, takich jak wnioski o odpis, wyciąg czy zaświadczenie o zamknięciu księgi. Elektroniczne postępowanie wieczystoksięgowe to proces, który zastąpił tradycyjne, papierowe procedury, znacząco upraszczając obsługę spraw i skracając czas ich realizacji.

Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest przeglądanie elektronicznych zawiadomień i dokumentów dotyczących danej nieruchomości, pobieranie ich w formacie PDF oraz realizacja płatności za usługi związane z księgami wieczystymi online. System EKW to kluczowy element cyfryzacji administracji w zakresie obrotu nieruchomościami, który podnosi nie tylko efektywność, ale i bezpieczeństwo całego procesu.

Dodatkowe korzyści z korzystania z elektronicznej księgi wieczystej

Przeglądanie ksiąg wieczystych w formie elektronicznej pozwala na dostęp do aktualnych i rzetelnych informacji, co jest nieocenione w przypadku przeprowadzanych transakcji związanych z nieruchomościami. EKW w pewnym stopniu minimalizuje ryzyko nabycia nieruchomości obciążonej długami czy innymi zobowiązaniami lub służebnościami.

System umożliwia szybkie odnalezienie numeru księgi wieczystej dla danej nieruchomości oraz przeglądanie informacji dotyczących właścicieli, ustanowienia hipoteki czy ograniczeń prawnych. Z kolei osoby dokonujące zmiany właściciela lub innych wpisów mogą to zrobić elektronicznie, korzystając z systemu EKW.

Elektroniczna Księga Wieczysta – podsumowanie

Elektroniczne księgi wieczyste to jeden z najważniejszych elementów cyfryzacji polskiego systemu obrotu nieruchomościami. System Elektronicznych Ksiąg Wieczystych oraz Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych umożliwiają wygodny i szybki dostęp do informacji o nieruchomościach, składanie wniosków oraz pobieranie dokumentów w formie elektronicznej. Co bardzo istotne, moc dokumentów wydawanych w systemie EKW jest równoważna dokumentom w wersji papierowej.

Dzięki temu każdy zainteresowany, od właściciela nieruchomości, przez notariusza, po bank lub inwestora, może w łatwy sposób zweryfikować stan prawny nieruchomości, a także dokonać formalnych wpisów i odpisów online. Elektroniczne księgi wieczyste to nie tylko wygoda, ale również bezpieczeństwo i pewność, które są kluczowe w dzisiejszym dynamicznym rynku nieruchomości.