Wpis do księgi wieczystej - wszystko co powinieneś wiedzieć

Księga wieczysta to jeden z ważniejszych dokumentów urzędowych związanych z nabyciem, przekształceniem lub budową nieruchomości. Zawiera wiele istotnych informacji dotyczących stanu prawnego nieruchomości gruntowej lub lokalowej, a także ewentualnych roszczeń, obciążeń oraz ograniczeń prawnych. W praktyce wpis do księgi wieczystej jest kluczowym elementem zabezpieczenia praw właściciela oraz wierzyciela hipotecznego. Dlatego tak istotne by znać zasady prowadzenia ksiąg wieczystych, zawartość działów księgi oraz procedurę składania wniosków o dokonanie wpisu.

Czym jest księga wieczysta?

Księga wieczysta (KW) to dokument umożliwiający sprawdzenie stanu prawnego nieruchomości. Jest jawna i ogólnodostępna (jeśli tylko znamy numer danej KW), a jej numer jest unikatowy. Dzięki niemu można zidentyfikować konkretną nieruchomość oraz dotrzeć do jej treści online – elektroniczne księgi wieczyste są dostępne przez system EKW. System ten pozwala na szybki wgląd do księgi wieczystej po numerze księgi wieczystej. Taka przejrzystość jest szczególnie istotna z punktu widzenia potencjalnych nabywców.

Do najważniejszych danych zawartych w księgach wieczystych należą:

• informacje kim jest właściciel nieruchomości,
• adres i położenie nieruchomości wraz z numerem działki,
• metraż oraz liczba pomieszczeń (w przypadku budynków),
• przeznaczenie nieruchomości,
• potencjalne obciążenie (wraz z ich wysokością) nałożone na nieruchomość np. z tytułu hipoteki lub służebności drogi wytyczonej przez daną działkę.

Warto zaznaczyć, że księga wieczysta podzielona jest na cztery działy. Dział I zawiera podstawę oznaczenia nieruchomości i informacje o jej położeniu. Dział II księgi wieczystej opisuje aktualnego właściciela lub użytkownika wieczystego. Dział III księgi wieczystej dotyczy roszczeń, ograniczonych praw rzeczowych (np. służebności gruntowej) oraz ostrzeżeń. Natomiast Dział IV księgi wieczystej przeznaczony jest na wpisy dotyczące hipoteki, w tym wpis roszczenia wierzyciela hipotecznego oraz informacje o wysokości zabezpieczenia.

Wpisy w KW warto zweryfikować przed zakupem konkretnej nieruchomości i podpisaniem umowy. Aby mieć pewność, że stan prawny nieruchomości się nie zmienił, dobrze jest sprawdzić księgę tuż przed transakcją. Nawet z pozoru niewielkie wpisy mogą mieć duże znaczenie – przykładem może być nieujawniona służebność lub nieaktualny wpis hipoteki. 

Dla każdej księgi wieczystej prowadzone są akta zawierające wszelkie dokumenty i pisma związane z nieruchomością. Znajdują się w nich między innymi akty własności ziemi, umowy cesji wierzytelności, czy dokumenty potwierdzające podział majątku. Zgromadzone w aktach materiały są podstawą do dokonania wpisu. Są także wymagane, gdy składany jest wniosek o założenie księgi wieczystej.

Rejestrem ksiąg zajmują się specjalne wydziały wieczystoksięgowe w sądach rejonowych. To tam należy kierować wniosek właściciela nieruchomości lub pełnomocnika w celu dokonania wpisu, wykreślenia lub sprostowania danych. Do złożenia wniosku często wymagany jest urzędowy formularz lub dokument potwierdzający dany stan prawny, taki jak odpis skrócony aktu małżeństwa, czy oświadczenie właściciela nieruchomości.

Warto również pamiętać, że koszt założenia księgi wieczystej oraz opłaty sądowe za wpisy są ściśle określone. Informacje o tym, ile kosztuje wpis do księgi wieczystej u notariusza, lub jak założyć księgę wieczystą, można znaleźć w regulaminach sądów lub na stronach Ministerstwa Sprawiedliwości.

Więcej informacji o tym temacie znajdziesz w artykule: Czym jest Elektroniczna Księga Wieczysta?

Z czym wiąże się wpis w księdze wieczystej?

Każda zmiana stanu prawnego nieruchomości powinna być odnotowana jako wpis do księgi wieczystej. Przed dokonaniem wpisu osoba uprawniona powinna złożyć stosowny wniosek do ksiąg wieczystych. Można to zrobić za pomocą formularza KW-WPIS, który zawiera szczegółowe pola do uzupełnienia. Osoby planujące złożyć taki dokument powinny wcześniej zapoznać się z instrukcją, jak wypełnić wniosek o wpis w księdze wieczystej, aby uniknąć jego odrzucenia. Wniosek można złożyć zarówno osobiście w sądzie rejonowym, jak i drogą pocztową. W niektórych przypadkach dopuszcza się również elektroniczne formy składania dokumentów.

Oprócz właściciela nieruchomości obowiązek złożenia wniosku spoczywa także na notariuszu – dotyczy to sytuacji, w których sporządzany jest akt notarialny ustanawiający prawo własności. W kontekście przeniesienia własności (np. na podstawie aktu dziedziczenia lub umowy sprzedaży), akt notarialny a wpis do księgi wieczystej to dwa powiązane ze sobą etapy – sam akt nie wystarcza do aktualizacji danych w księdze. Właściwe ujawnienie zmiany prawa następuje dopiero po jego formalnym wpisaniu przez sąd.

Dla właścicieli istotne może być to, ile się czeka na wpis do księgi wieczystej. Ustawowy termin wpisu do księgi wieczystej to zazwyczaj kilka tygodni, jednak w praktyce czas oczekiwania może się wydłużyć – zwłaszcza w dużych miastach. W wyjątkowych przypadkach można złożyć wniosek o przyspieszenie wpisu do KW, popierając go istotnym interesem prawnym lub gospodarczym.

Dokonanie wpisu do księgi wieczystej jest obowiązkiem, a jego niedopełnienie grozi konsekwencjami prawnymi dla osoby zobligowanej do jego dokonania. Aby zminimalizować ryzyko, warto wiedzieć, jak sprawdzić wpis w księdze wieczystej i gdzie sprawdzić księgi wieczyste – najwygodniej zrobić to przez internetowy rejestr KW.

Kiedy składa się wniosek o wpis do księgi wieczystej?

Najczęściej wniosek o wpis do KW właściciel nieruchomości lub użytkownik wieczysty składają w takim przypadkach jak:

1. zmiana właściciela nieruchomości,

2. przekształcenia użytkowania wieczystego w prawo własności,

3. podział nieruchomości,

4. ustanowienie służebności,

5. nabycie spadku,

6. konieczność sprostowań w księdze,

7. zakończenie budowy domu (zobacz inny nasz artykuł w tym temacie: Odbiór domu po zakonczeniu budowy - formalności),

8. zamknięcie księgi.

Powodem jest także ustanowienie hipoteki. W takiej sytuacji wpis jest formalnym udokumentowaniem wierzytelności hipotecznej i stanowi prawne zabezpieczenie dla banku, który udzielił inwestorowi kredytu hipotecznego i jest warunkiem jego przyznania. Dzięki temu bank może dochodzić należności z nieruchomości w razie niepłacenia rat przez kredytobiorcę. Kiedy jednak kredyt zostanie spłacony, trzeba złożyć wniosek o wykreślenie hipoteki z księgi wieczystej.

Jak przebiega procedura wpisu do księgi wieczystej?

Kwestie prawne związane z księgami wieczystymi reguluje kodeks postępowania cywilnego. W przypadku wpisu księgi wieczyste wymagają dopełnienia pewnych procedur. Specjalny wniosek dotyczący wpisu do księgi wieczystej należy złożyć w wydziale ksiąg wieczystych Sądu Rejonowego. Dodatkowo trzeba też dołączyć stosowne dokumenty – osobiście lub drogą pocztową. W niektórych przypadkach wniosek składa notariusz. W przypadku obciążenia nieruchomości hipoteką o taki wpis może również wnioskować bank.

Warto uzbroić się w cierpliwość, ponieważ procedura, włącznie z weryfikacją dokumentów i wpisem do księgi wieczystej trwa do kilku tygodni, a w szczególnych przypadkach nawet kilka miesięcy lub dłużej. Czasem możliwe jest jednak przyspieszenie wniosku o wpis do KW. Aby to zrobić, trzeba jednak wypełnić i złożyć do właściwego Wydziału Ksiąg Wieczystych kolejny wniosek z podanymi powodami, dla których składającemu zależy na przyspieszeniu procedury. Takim argumentem mogą być np. dodatkowe koszty wynikające z oczekiwania na wpis i związane z kredytem hipotecznym.

Niezbędne dokumenty

W pierwszej kolejności potrzebny jest wniosek złożony na formularzu KW – WPIS, który można pobrać w siedzibie sądu lub na oficjalnej stronie internetowej. Wniosek w formacie A4 powinien być dwustronnie wydrukowany. Dołączamy do niego niezbędne dokumenty (oryginalne lub poświadczone notarialnie). Najczęściej są to akty notarialne, decyzje administracyjne, czy orzeczenia sądowe. Potrzebne jest także potwierdzenie zapłaty (dokonanej w kasie sądu lub przelewem) za wpis do księgi wieczystej.

W internecie znajduje się również wzór wypełnienia wniosku. Oprócz tego formularz zawiera dane z dowodu osobistego, czy te dotyczące nieruchomości jak numer księgi wieczystej oraz adres nieruchomości.

Koszty wpisu do księgi wieczystej

Jeżeli dokonujesz zmiany zapisu w księgach wieczystych, to taka operacja wiąże się z kosztami. Opłaty uzależnione są od rodzaju wpisu, zdarzają się też dodatkowe kwoty związane z opłatami sądowymi lub notarialnymi. Wysokość opłat za wpis, wykreślenie wpisu, czy założenie księgi wieczystej określa ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych. Obecna taryfa opłat prezentuje się następująco:

1. wniosek o wpis w KW własności, użytkowania wieczystego lub ograniczonego prawa rzeczowego (chyba że przepis szczególny stanowi inaczej) to opłata stała – 200 zł,

2. dla wniosku dotyczącego wpisu udziału w prawie pobiera się część opłaty stałej proporcjonalną do wysokości udziału, lecz nie mniejszą niż 100 zł,

3. wniosek o wpis w KW własności, użytkowania wieczystego lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu na podstawie dziedziczenia, zapisu lub działu spadku albo zniesienia współwłasności opłata stała (niezależnie od liczby udziałów w tych prawach) – 150 zł,

4. wniosek o wpis o własności nieruchomości rolnej o powierzchni do 5 ha; praw osobistych i roszczeń, a także zmiany treści ograniczonych praw rzeczowych – 150 zł (opłata stała),

5. założenie księgi wieczystej – 100 zł,

6. sprostowanie działu I-O lub korekta informacji w KW – 100 zł.


Opłatę stałą w wysokości 100 zł uiszcza się także w takich przypadkach jak:


1. połączenie nieruchomości w jednej księdze wieczystej już prowadzonej (niezależnie od liczby łączonych nieruchomości),

2. odłączenie nieruchomości lub jej części,

3. wpis ostrzeżenia o niezgodności stanu prawnego ujawnionego w treści księgi wieczystej z rzeczywistym stanem prawnym.

Opłata za wykreślenie wpisu w księdze dotyczącego hipoteki również jest stała i wynosi 100 zł.

Elektroniczne księgi wieczyste

Możliwe jest również złożenie elektronicznego wpisu do księgi wieczystej. Jednak mogą tego dokonać tylko przedstawiciele organów państwowych tacy jak notariusz, komornik lub naczelnik urzędu skarbowego. Uprawnione osoby mogą też w ten sam sposób dostarczyć pozostałe dokumenty. Jeśli jednak nie posiadają ich w wersji cyfrowej, to są zobligowani do ich dostarczenia do sądu w ciągu 3 dni od złożenia wniosku drogą elektroniczną.

Przy okazji warto pamiętać, że elektroniczne księgi wieczyste (będące systemem teleinformatycznym) umożliwiają także złożenie wniosków do Centralnej Informacji o wydanie odpisu KW, wyciągu z KW lub zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej. Wszystko to odbywa się online, a przy pozytywnym rozpatrzeniu wniosku zainteresowany ma możliwość samodzielnego wydrukowania otrzymanych dokumentów.

Sprawdzanie treści wpisów do księgi wieczystej

Treść ksiąg wieczystych najłatwiej sprawdzić poprzez internet na oficjalnej stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Po wpisaniu numeru księgi wieczystej oraz adresu nieruchomości pojawi się treść KW. Informację o dokonanym wpisie można również uzyskać przez profil zaufany ePUAP, a także drogą pocztową.

Zwrot i oddalenie wniosku o wpis do KW

W niektórych sytuacjach sąd może mieć zastrzeżenia do złożonego wniosku. Może on zostać zwrócony składającemu, jeżeli nie został w pełni uzupełniony lub nie poprawiono go w określonym przez sąd terminie. Braki formalne mogą obejmować np. złożenie na niewłaściwym druku, czy nieuiszczenie opłaty. Wówczas sąd wzywa stronę do uzupełnienia braków i wyznacza termin ich dostarczenia. Jeżeli wnioskodawca nie spełni wymagań, to wniosek o wpis do KW zostaje zwrócony.

Innym przypadkiem jest oddalenie wniosku. Najczęściej powodem są braki i niezgodności merytoryczne wynikające z wniosku i złożonych dokumentów. Mogą to być różnice w informacjach dotyczących nieruchomości lub brak notarialnego poświadczenia dokumentów dołączonych do wniosku. Wówczas sąd może oddalić wniosek o wpis do KW z tytułu braku podstaw do dokonania tej czynności, czy przeszkód do jego dokonania.

W obydwu sytuacjach tzn. zwrócenia i oddalenia wniosku można ponownie go złożyć zgodnie z zaleceniami sądu (a więc uzupełniony, czy poprawiony). Niemniej uruchamia to całą procedurę od początku i przedłuża czas potrzebny na zatwierdzenie. Dlatego najlepiej dokładnie sprawdzić przed pierwszym jego złożeniem, czy wszystko jest w porządku z wnioskiem oraz dodatkowymi dokumentami.
Kwestie związane z wpisami do księgi wieczystej nie są, jak widać skomplikowane, wymagają jednak pewnej uwagi i przestrzegania procedur ze strony osób składających wnioski.

Zobacz także:

Jak uzyskać pozwolenie na budowę w 2025 roku? Dokumenty, koszt, czas oczekiwania